Suivez cette méthode - pas à pas - pour engager votre année scolaire dans un état de béatitude christique :

• Lorsque vous ouvrez pour la première fois l'outil, lisez le premier message sur fond rouge, il est important !

• Dans le petit tableau en haut de l'écran, intitulé "réglages des panneaux JOUR", réglez les horaires de début et de fin de vos journées (au plus tôt / au plus tard). Dans ce petit tableau, chaque jour est séparé d'une zone bleue. Cliquez sur la zone bleue pour activer la nuit d'internat. Une lune apparaît pour vous le signifier. Re-cliquez dans la zone bleue pour désactiver la nuit si besoin.

• Dans ce petit tableau, chaque jour est indiqué par l'initiale : D pour Dimanche, S pour Samedi. Cliquez sur ces lettres pour désactiver le jour correspondant si vous n'en avez pas besoin. Par exemple si dans ce tableau vous cliquez sur la lettre "S", l'onglet en bas de l'écran correspondant au Samedi disparaît (il est simplement masqué).

• Lorsque vos horaires sont réglés et que vos nuits sont (le cas échéant) activées, alors cliquez sur le bouton "Créer la graduation" : vos tableaux journaliers sont ainsi fabriqués.

• Créez ensuite le calendrier "modèle".  Il faut le faire à ce moment là, c'est important. Dans ce calendrier, vous devez vérifier les vacances et journées fériées, indiquées en rouge. Ce Calendrier sert de trame pour ensuite gérer vos consommations horaires tout au long de l'année, jour après jour. Comprenez bien ce qui suit :

Après avoir - si besoin - ajusté vos périodes de vacances et jours fériés / chômés, votre calendrier modèle est alors prêt. Lorsque vous allez créer dans l'étape suivante vos agents, en leur donnant un nom, leur calendrier NOMINATIF va se générer automatiquement. Comment ? Par un simple copier-coller du calendrier modèle. Cela vous permet donc de comprendre que si le calendrier modèle comporte des erreurs (jours fériés et vacances), alors par copier-coller ces erreurs se répercuteront mécaniquement sur les calendriers nominatifs.

Bref, le calendrier initial que l'on vous demande de compléter est donc à remplir avec soin.

• Lorsque ce calendrier modèle est conforme à vos attentes,  il vous reste à passer à l 'étape suivante : la création de votre équipe. Dans le panneau EQUIPE, en cliquant sur le bouton [+], les lignes "Nouveau" se matérialisent automatiquement. Dans les cases "Nouveau", inscrivez le nom de l'agent. Un calendrier nominatif se génère automatiquement et vous permettra de gérer les consommations horaires tout au long du contrat... 

• Dans le panneau EQUIPE, notez que si vous le souhaitez, vous pouvez appliquer une couleur de fond et/ou une couleur de texte dans la case % de l'agent. Ce codage couleur se répercutera sur le nom de l'agent.

• A côté du bouton [+], les petites flèches vous permettent de changer l'ordre des lignes. Cliquez sur le nom de l'agent que vous voulez remonter ou redescendre dans la liste et utilisez les flèches.

• A ce stade, vous êtes bien avancé. Remplissez les cases blanches pour indiquer quelques infos relatives au contrat de travail et vos souhaits en matière d'horaires hebdos et de nombre de nuits. Ces infos serviront de référence :

Dans la colonne - H.Contrat - , indiquez le volume horaire total. Par exemple, si vous recrutez un agent à 100% du 1er/09 au 31/08, indiquez 1607 (sans mettre le petit "h"). Vous devriez normalement intégrer dans HContrat les 14 heures à déduire au titre du fractionnement des congés (Note ministérielle du 3 juillet 20218 adressée aux recteurs n°2018-0275). Dans ce cas, n'indiquez pas 1607 mais 1593. N'oubliez pas aussi de déduire 200 heures si l'agent a fait une demande de crédit-formation, validée par le chef d'établissement.

Dans la colonne - % - , indiquez la quotité de service

Dans la colonne - Nombre nuits prévu - , indiquez par exemple 2 si vous projetez d'affecter 2 nuits de service à cet agent.

Dans la colonne - H.hebdo - , indiquez la durée de service hebdomadaire que vous projetez d'affecter à cet agent, en respectant bien le format horaire de type hh:mm   N'oubliez pas les deux points entre les heures et les minutes, ne mettez pas un petit"h" à la place.

• Seules les cases blanches sont à compléter, les valeurs, commentaires et symboles contenus dans les autres cases sont gérées automatiquement par la machine.

• Votre panneau EQUIPE est prêt. Il vous reste à vous préoccuper de deux choses avant de construire vos emplois du temps : le coefficient de certaines plages horaires et la modification des forfaits nuits, si besoin bien sûr :

  • • • Coefficienter une plage horaire : par exemple, vous pourriez vouloir qu'une heure de service le dimanche soit comptée pour 1h30 (coef = 1,5). Dans ce cas, ouvrez le panneau DIM. Sur la ligne du premier agent, sélectionnez la plage horaire concernée par le coefficient (sans sélectionner la colonne NUIT qui fonctionne différemment), puis clic droit pour faire apparaître le boitier de commandes. Lorsque ce boitier apparaît cliquez sur le bouton "coefficienter une plage" et tapez la valeur 1,5.

      • Modifier le forfait nuit : dans les panneaux JOUR, la durée du forfait nuit est exprimée en minutes et apparaît dans la case orangée en bout de graduation. Par défaut la valeur est de 180 (mn) soit 3 heures. Mais si vous avez besoin d'un forfait nuit de 4 heures, remplacez 180 par 240. Cela peut être aussi utile lorsque vous avez besoin de compter du service après 23h. En effet la graduation s'arrête au plus tard à 23h, donc si vous avez besoin de compter du service par exemple jusque 23h30 (ça peut être le cas des lycées hôteliers), modifiez le forfait nuit en rajoutant les 30 minutes nécessaires. Ainsi au lieu de mettre 180 (3 heures), vous mettrez 210 (3 heures 30 mn).

• Vous pouvez maintenant commencer à construire vos emplois du temps. Cette fiche méthodologique est terminée.